如何制服「绿X表」？掌握这15个技巧让你写作业赶Due效率提升百倍

“学好微软三件套，天天工作呱呱叫”，现在的职场，不管你在哪搬砖，微软办公三巨头你总有一个要天天打交道，这其中，Excel 占了很大的分量。但对于初入职场的小白来说，多数人此前可能根本就没打开过这个“绿 X 表”。不用担心，主页君今天为你精选了几条 Excel 中常用的小窍门，来一起学学吧~

文｜北大小笨

From LinkedIn

微信号：LinkedIn-China

LinkedIn领英是全球知名的职业社交网站，每个《财富》500强公司均有高管加入。

说Excel是职场的必修课，未免太过夸张，但它的重要性毋庸置疑。

做人力，你得计算得了五险一金，写得出招聘或培训分析报告； 做财务，不会Excel函数基本寸步难行；

做销售，你得学会制作客户联系表，记录购买行为，做好跟踪；

做行政，你要学会做好会议安排及签到； 还有运营、仓管、文员…… 常言道，Excel用得好，天天工作没烦恼。

今天就从数据输入、处理到输出等环节，给大家“传授”一些Excel好用的招式，帮助大家提升技能，告别加班。

一个感觉舒适的工作环境会让你心情舒畅，工作效率倍增，同样，一个符合你工作习惯需要的Excel工作环境，也会极大方便你的工作。 通过一些Excel偏好设置，Excel也可以freestyle。

招式一：我的字体我说了算

在通常情况下，Excel表格打开时默认的字体并不是我们喜欢的，这时我们就可以根据自己的偏好灵活设置了，比如设置成微软雅黑，设置成11号字体。设置完毕后，再打开Excel，就会自动变成我们设置的字体方案。

操作步骤：【文件】-【选项】-【常规】-【新建工作簿】，设置字体、字号等。

我的字体我说了算

招式二：活动单元格移动方向随心所欲

默认状态下，按一下Enter键，当前活动单元格就会向下移动。然而工作中，我们往往需要一行一行的输入数据，操作过程就会显得比较笨拙。 能不能按一下Enter键，当前活动单元格就往右边移动呢？答案当然是可以！

操作步骤：【文件】-【选项】-【高级】，将按Enter键后移动方向设置为向右。

活动单元格方向我说了算

招式三：文件保存格式、保存时间顺我心意！

虽然Excel版本已经更新到了2016，但通常情况下工作中最常交流使用的版本还是97-03版。 我们在使用高版本Excel，享受更多技巧和便利的同时，能不能自动将文件保存格式保存为97-03的版本呢？ 同样地，默认状态下Excel的自动保存时间为10分钟，突遇断电或死机，这期间的工作很容易丢失，如果设置时间间隔为1分钟，是不是就能有效地规避掉在这个问题呢？

操作步骤：【文件】-【选项】-【保存】，设置文件保存格式及自动保存间隔时间。

文件保存格式、保存时间随我心意

除了上述这些设置之外，你也可以设置单元格填充颜色、边框线默认颜色。

同时，也可以布置你需要的菜单栏、快速访问工具栏按钮、自定义功能区等，让你的Excel成为你想要的样子。

在Excel表格操作中，经常需要快速定位查看数据。

有时我们就会看到，为了定位最后一行的数据，有的人就会在那一直往下拖拖拖，表格数据一多，要拖好久才能完成。如何快速定位到表格的天涯海角呢？ 【CTRL】+【Home】当前单元格区域的第一个单元格 【CTRL】+【End】当前单元格区域的最末单元格 【CTRL】+【↑】、【↓】、【←】、【→】分别定位到当前单元格区域的最上、最下、最左、最右单元格

如果连续操作两次【CTRL】+【↓】，我们就能来到Excel的尽头，最多行数会发现为65536行，这处“天涯海角”的风景，估计很多人一辈子都不曾知道吧。长见识了，有没有！

快速定位到表格的“天涯海角”

如果要把两行的数据换个位置，你会怎么做？

除了好多不会做的人，还有些人会个笨办法：先把一行数据剪切出来，然后剪切复制另一行数据，之后再把最先剪切出来的数据粘贴过去。 太没有效率了！

操作步骤：选中一行或多行数据，按住【SHIFT】键，把鼠标放置到选中数据行的边缘位置，待鼠标指针变化后，拖动到需要的位置，然后松开【SHIFT】键。列位置的移动操作方式同理。

便捷的交叉换位行或列位置

在工作中，我们经常会发现，当我们对Excel中的日期数据进行处理时往往会出错。

原因却很简单，其他人都是根据自己的习惯随便的输入日期，比如2017.07.11,2017-07-11,20170711等，日期不规范就给数据处理带来了一堆麻烦。

日期可以有两种符号连接，一种是“-”（英文状态下），如2017-7-11；一种是“/”（英文状态下），如2017/7/11。这都是规范的日期格式。

而对于那些不规范的日期格式，我们是不是可以使用替换功能把连接符号诸如“.”换成“-”或“/”呢？

操作步骤：【CTRL】+【H】调出替换兑换框，在英文状态下，将“.”或者其他符号统一替换成“-”或“/”。

巧用替换快速规范日期格式

有时，我们为了美化表格，经常会使用大量的合并单元格，如合并相同的部门，相同的职务。但合并单元格的存在对数据处理来说却是致命的。

如何巧妙地解决合并单元格的问题，让数据表格规范呢？

操作步骤：取消合并单元格后，按住【CTRL】+【G】或F5，调出【定位】对话框，定位标准为空单元格。

不需要选择，直接输入“=B2”(B2为输入公式所在单元格同列上方的单元格地址)，输入完成后，直接按住【CTRL】+【Enter】，批量操作完成。

巧妙解决合并单元格问题

注意：B2为操作示意图案例中选取的单元格，实际操作中要根据处理需要进行选取。

单元格是Excel操作中的最基本单元，因此对单元格格式进行设置就成为一项必备可少的工作。

单元格中不止可以设置数据类型、字体、字号、对齐方式等基本操作，我们还可以自定义自己需要的单元格格式，实现数据的快速输入。

要定义自己需要的单元格格式，我们就得熟悉定义时需要的各种符号。这种符号有很多，先给大家展示一下：

自定义单元格格式代码

工作中我们无需使用这么多，但有几个还是要记住的，比如：

#是数字占位符，一个#代表一个数字占位；

@是文本占位符，代表任意文本；

“”(英文状态下双引号)可以表示特定内容；

0可以进行强制数字占位；

！可以强制显示某个符号等。

是不是有点晕？没关系，下面的案例可以帮助大家更好的理解记忆。

招式一：手机号码分段显示

操作步骤：右键单击选择【设置单元格格式】或【CTRL】+【1】调出对话框，在【自定义】设置中，输入代码为000-0000-0000，手机号码11位即可以分段显示。

手机号码分段显示

招式二：按照万元进行统计

操作步骤：与上述步骤一样，输入代码为0!.0000“万元”（双引号为英文状态下），设置完成后数据按照万元进行显示。

按照万元进行统计

像金额、数量、考核指标等数字，我们往往要进行数据比对。

通常为了快速比对，我们一般会采取函数的方法，通过两数相减，结果为0则比对一致，否则不一致。有没有更加快速的方法呢？

操作步骤：选中要比对的数据，按住【CTRL】+【\】后，可以对选出的数据进行颜色填充显示，显示的数据即为核对不一致的数据，是不是超级快速。（骄傲脸

一秒搞定数据核对

数据输入时，我们经常需要限制数据重复输入，比如工会发新春大礼包，上报上来的名单出现重复数据就不好了。

如何进行重复输入限制呢，教给大家两招。

招式一：数据有效性

操作步骤：选中填表区域-【数据】-【数据有效性】-【自定义】，然后利用Countif函数进行限制，比如=Countif($C$2:$C$8,C2)=1,当重复输入的时候，Countif函数设定的条件则不成立，就会禁止输入。

轻松限制重复输入-数据有效性

招式二：条件格式

操作步骤：选中填表区域-【开始】-【条件格式】-【突出显示单元格规则】-【重复值】，可以对重复值进行格式设置。当重复输入时，数据就会很明显的显示出来。

轻松限制重复输入-条件格式

为了更快捷地进行数据处理和分析，我们可以通过【套用表格样式】让我们的表格变身“超级表”。

操作步骤：【CTRL】+【A】全选表格后，点击【套用表格样式】，点击确定即可。同样你可以根据自己的偏好自定义表格样式。

超级表-套用表格样式，快速构建

为什么要让每一张表都变身超级表呢？因为超级表有很明显的三大优势：

优势1：标签行永远显示，查看数据非常方便

超大表格时，我们看到后面的数据往往就会忘记这些数字代表了什么意义，只能再翻到前面去查看或者进行冻结窗格操作。超级表就完全不存在这样的问题了，标签行永远都会显示出来。

超级表优势1：标签行永远显示

优势2：数据区域自动扩展、格式自动套用

变身超级表后，当我们输入新的数据时，设定的数据区域就会自动扩展，格式也相应自动进行套用。 这样，我们之前用以数据处理设置的公式或创建的数据透视表，就会识别新加的数据，参与计算中。

超级表优势2：数据区域自动扩展、格式自动套用

优势3：数据计算一键搞定

超级表中嵌入了非常强大的计算功能，选中超级表后，在【设计】选项卡中勾选【汇总行】，就可以对数据进行计算，包括求和、计数、平均值、方差等多种计算方式，非常方便。

超级表优势3：数据计算一键搞定

根据日期进行销量、金额等统计非常常见，那如何能在日期的基础上进行月度、季度、年度来统计呢？

好多人可能会想到使用日期函数进行分类然后进行分类汇总。这个方法无疑耗时耗力，其实可以通过【数据透视-创建组】的方式来解决。

操作步骤：选中数据表任一单元格，插入数据透视表，创建行标签为日期的统计结果。选中数据透视表中任一日期，单击鼠标右键选择创建组，按住【Shift】,选中年、季、月，完成。

不用计算也能按照年、季度、月度统计

在统计时，每个数据经常需要好几种统计口径，如最大最小值、平均值、求和、计算、百分比等，如何一次性统计完成，不用分别设置公式？

操作步骤：选中数据表任一单元格，插入数据透视表，需要几种统计口径，就在数据透视表中【值】中拖入几次汇总项。

在数据透视表选中汇总项，单击鼠标右键，通过【值字段设置】或者【值汇总方式】或者【值显示方式】来完成多种口径的统计。

多样统计一次搞定

数据演示时，领导们经常会提出各种不同的看数据的角度或指标，临时筛选就会手忙脚乱，还容易出错。如何快速回应这种需求？我们可以通过数据透视下的切片器来解决。

操作步骤：选中数据表任一单元格，插入数据透视表。选中数据透视表任一数据，选择【选项】下的插入切片器，我们可以根据需要插入多个切片器，组合不同切片器下的菜单项。

可视筛选

对于HR来说，每月都要对公司的考勤状况进行统计，通常情况下考勤表结构的设计及数据标签的设定都完全一致，这时，我们就可以结合Sum函数进行跨表求和了。

操作步骤：选定第一张表，按住【Shift】，选定最后一张表，选中要统计的单元格，公式为=SUM('1:12'!B6)

多表合并之跨表求和

对于不同部门在整年度的培训费用统计时，我们可以使用合并计算功能。在使用合并时，我们要求不同数据表的基本结构要一致。

操作步骤一：添加合并计算区域

在显示整年度统计结果的表格中选中任一单元格（通常为表中的A1单元格），然后点击【数据】-【合并计算】，在合并计算对话框中，设置汇总方式（一般为求和），然后分别选中各个要计算的表格中的数据，进行添加。

合并计算1-添加数据区域

操作步骤二：设置标签位置，呈现统计结果

添加完计算区域后，根据添加的计算区域表格特点，设置标签位置，如勾选首行，勾选最左侧，设置完成后，点击确定，完成汇总。

合并计算2-设置标签位置，呈现统计结果

各地分公司将全年12月份各类产品销售数据汇总，你该如何完整合？学会多重数据透视就好啦。

步骤1：添加数据源

选择任一工作表的任一单元格，先按下快捷键： 【ALT】+【D】，再连续按两下【P】键，弹出【数据透视表和数据透视图】向导，选择【多重合并计算数据区域】和【数据透视表】选项。点击【下一步】，选择【创建单页字段】，逐一添加各分公司销售数据。

多表合并1-添加数据源

要注意工作表的排序与添加后的顺序可能不一致，一定以添加数据后形成的顺序为准（一般按照拼音排序）

步骤2：数据透视表构建

点击【下一步】，在【新工作表】中构建完成数据透视表

多表合并2-数据透视表构建

步骤3:修改字段名称

根据原始数据，对数据透视表中的字段名称进行修改，比如本例中，新的数据透视表共有四个字段，分别为页1（不同分公司），列（产品类型）、行（月份）、值（求和），修改完名称后，我们可以根据统计需要对数据透视表进行重新布局，重新进行数据计算。

多表合并3-修改字段名称

多表合并3-添加城市标签

注意：将字段拖入页所在位置，可以快速修改名称

同时，本例中数据透视表中城市顺序为北京、上海、天津、重庆，与sheet表里的顺序有区别，注意这点。